リモートで作業しているときにチームとして一緒にブレインストーミングを行うことは非常に難しいことがわかっています。
物理的に一緒にいると、創造性が大幅に解放されます。私にとっては、これが戦略セッションやブレインストーミングの中心的な目的です .そして、私の会社と私は仮想ホワイトボードのようなツールをいくつか試しましたが、この種の会話を直接行うのがどれほど寂しいかを痛感せずにはいられません。
現在、私のチームと私は来年の計画を立てています。パンデミックの前に私たちがしたことは、経営陣がオンサイトまたはオフサイトのいずれかの 1 日間のセッションに集まり、次の 1 年だけに集中することでした。しかし、私たちのほとんどはまだリモートで作業しているため、この種の詳細な議論を遠くから行う方法を考え出す必要がありました。
他の多くの企業やリーダーもこれに苦労していることを知っています。そこで、あなたの 2021 年の計画セッションに役立つと思われる最も効果的であると私たちが判断した 2 つの戦略を以下に示します。
1. 1 回のオールイン ミーティングの代わりに、これを 2 時間の毎週のミーティングに分割します。
対面でブレインストーミングを行うことの利点は、お互いのアイデアに飛び込んで構築できることです。
リモートでは、人々の音声とカメラの間の時間がわずかに遅れているため、これはほぼ不可能です。人々は無意識にお互いに干渉し合ってしまいます。人は声をあげるのが難しいかもしれませんし、誰かが終わったと思って意味もなく切ってしまうかもしれません。リモート コミュニケーションは、直線的な会話には適していますが、全員が同時に壁に向かってアイデアを投げかけているような大きなグループにとっては非生産的です。
そのため、代わりに、私たちは経営陣として、この大きな計画の会話をチャンクに分割してきました。
毎週、2時間のミーティングを行っています。全員が関与しますが、ほんの一握りの論点やアイデアを理解するには、2 時間では十分ではありません。その後、残りの週に全員が私たちが話し合ったことを振り返り、宿題をし、チームと話し合い、テーブルに戻って次の週にそれらのアイデアを構築する準備をします。
たとえば、ある宿題の課題は、部門の責任者が戻って潜在的なイニシアチブを検討し、努力と影響の順にランク付けしてから、グループに提出することです。これにより、次の 1 週間の会話を組み立てることができ、ビデオですべてを一緒に解決しようとするのではなく、ビジネスの 1 つの特定の側面についてより焦点を絞った議論を行うことができました。
これを試してみることをお勧めします。人々が 8 時間連続でビデオ会議に座っているのは、非常に負担がかかります。これは、オフサイトの 1 日体験をするのと同じではありません。一緒に昼休みを取り、カジュアルに会話し、その日のエネルギーに任せることができます。
代わりに、リモートで一緒に作業するときは、時間をかけて意図的で、チーム メンバー間で会話を発展させる必要があります。
2. 大規模な会議の前に、資料を使用して追加のコンテキストを作成します。
大規模な仮想会議は管理が非常に困難です。
最終的には、全員が黙ってしまい、ある種の挙手プロセスを使用して人々に発言権を与える必要があります。それはうまくいきますが、オフィスで大規模な会議を行うよりも確実に難しく、シームレスではありません。
一部の仮想会議では、出席者の数が避けられません。多くの人がそこにいる必要があるので、それを機能させる方法を見つけなければなりません。私たちが最近行ったことの 1 つは、大規模なふりかえりセッションを開催することでした。これは、すべての大きなプロジェクトの後に改善点を反映するために行うことを目的としています。以前、ふりかえりをするときは、部屋を回ってみんなで話してもらいました。よりオープンな対話になります。
代わりに、このセッションを仮想的に開催する必要があったため、セッションの実行者が事前にアンケートを通じてフィードバックを求めました。各人は、うまくいったことを 3 つ、うまくいかなかったことを 3 つ、というように提出しなければなりませんでした。
このアンケートを事前に作成することで得られた利点は、ある人にとって、口頭ではなかった人々が本当に素晴らしいフィードバックを共有することになったことです。そのため、ある意味では、他の方法ではまったく共有できなかった可能性のある新しい声がグループからもたらされました。第二に、議論に重要な文脈を与えてくれるので、私たちはあまり時間をかけてビデオで情報を集めたり、収集したりする必要がありませんでした。代わりに、出発点があり、全員の結論について一緒に話し合うことができ、会話をより具体的に、多くの点でより有益なものにしました。
私は完全にリモートで仕事をする未来に満足しているわけではありませんが、このような経験から、必要なときにそれを機能させる方法があると確信しています。オフィスに戻ったら、リモートで働いていたときに見つけたこれらのソリューションのいくつかが、チームや会社としてコミュニケーションを継続する方法の不可欠な部分になると確信しています。
